Zo blijf je scherp tijdens vergaderingen

Soms heb je van die dagen dat je loopt te stuiteren over de werkvloer, van de ene meeting de andere in rent en aan het einde van de dag denkt 'wat heb ik eigenlijk allemaal gedaan'. Ken je ze?   

Het is onder andere deze werkmodus die maakt dat vergaderingen soms minder nuttig zijn. We komen op het nippertje bij de vergaderruimte aan. Ongeconcentreerd lopen we binnen en verspillen wat woorden aan hoe druk het wel niet is vandaag. Of eigenlijk altijd.  En als we niks zeggen bij binnenkomst, is het wel van ons gezicht af te lezen dat we duizend en één dingen aan ons hoofd hebben. De vergadering start terwijl de helft van de aanwezigen na tien minuten dromerig uit het raam staart, of om de 3 minuten via hun telefoon - net uit het zicht onder de tafel - alle belangrijk(er)e berichten in de gaten houdt.

Overdreven geschetst? Misschien een beetje. Maar ik weet zeker dat de lichte variant herkenbaar is voor velen. Goed uitgangspunt voor een vruchtbare meeting? Mwah, niet echt.

Jouw energie is alles bepalend voor het (on)nut van een meeting

Allereerst is jouw energie bepalend voor het nut van jezelf. Meer energie betekent dat er ruimte is. Dat je helder kan denken, actief en gefocust kan bijdragen en relevante informatie goed kan opslaan. Ben je erbij met je hoofd? Heb je ruimte voor nieuwe informatie?

Weet ook dat jouw energie bijdraagt aan de collectieve energie

Alles in en om ons heen trilt op een bepaalde frequentie, er is continu beweging: energie. En energie - in Oosterse gezondheidsleer ook wel Ki of Chi genoemd - is universeel. Dit betekent dat jouw energie onderdeel uitmaakt van de collectieve energie. Hoe meer jij in jouw energie staat, hoe minder vatbaar je bent voor het collectief. Je staat in je kracht. Een stevige basis om bijvoorbeeld een groep in beweging te brengen.

Is je emmer continu half leeg door de drukte die je ervaart, dan wordt alles een grotere opgave en geef je (onbewust) ‘zwaardere’ signalen af. Hiermee beïnvloed je niet alleen jouw eigen staat van zijn, maar ook die van een ander. Zwaardere energie snoept nou eenmaal meer uit de emmer van een ander. In andere woorden: je zuigt. Hiermee zeg ik niet dat je altijd maar goedgeluimd en aanwezig moet zijn - voor niemand realistisch - maar wees je bewust van wat je uitstraalt. En dat de energie frequentie die je uitstraalt ook bij je terugkomt; de universele ‘wet van aantrekkingskracht’.

Vier tips om jouw energie en aanwezigheid te managen

Jij bent de enige die  jouw energie kan managen gedurende de dag. Door dichtbij jezelf te blijven, regelmatig in te checken en je brein de tijd geven om informatie te verwerken. Hieronder 4 tips die kunnen helpen om je energie op te laden en in jouw eigen energie te blijven staan.

1) De 5-minute-pitstop

Je hebt áltijd 5 minuten tijd om even naar de WC te gaan. Ga! Of je nou moet of niet. Sluit de deur, sluit je ogen, voel je voeten en adem een paar keer diep in en uit. Zet de denkbeeldige kleppen onder je voeten open en laat alle gedachten en kopzorgen die je nog meedraagt vanuit een vorig overleg wegstromen. Klinkt misschien suf, want ja ‘we.hebben.toch.geen.voetkleppen’, maar probeer het toch eens. Het inbeelden is genoeg voor ons brein om los te laten en ruimte te scheppen voor iets nieuws.

2) Voeten plat op de grond en bovenbenen wrijven

Merk je dat je leegloopt tijdens een vergadering en de informatie moeilijker kunt verwerken, haal jezelf terug in je lichaam. Een simpele manier om dat te doen is door over je bovenbenen te wrijven, paar keer met je schouders te rollen en je voeten stevig naast elkaar plat op de grond te zetten. Door de onderkant van je lichaam aandacht te geven haal je de energie naar beneden. Uit het hoofd. Je herinnert jezelf dat je ‘hier’ fysiek aanwezig bent.

Ook helpt een dergelijke mindbreak om je opperste concentratie een moment te verslappen. We hebben vaak het gevoel dat we direct moeten reageren op alles dat op ons af komt, dat we er NU iets mee moeten. Maar juist even uit-tunen kan heldere inzichten geven, vanuit het onbewuste ingegeven.

3) Landen in de ruimte

Iedereen heeft tijd nodig om te schakelen tussen activiteiten, dus geef mensen de tijd om te landen. Een korte mentale check-in zorgt ervoor dat iedereen daadwerkelijk met hun gedachten aanwezig is en de vergadering op gelijke voet gestart kan worden. Dit kan heel simpel door iedereen kort een vraag te laten beantwoorden, zoals: ‘Wat verwacht je van deze meeting?’ of ‘Hoe is je dag tot nu toe?’. Door iedereen aan het begin van de meeting al even aan het woord te laten wordt, naast landingstijd, direct een open sfeer en onderling begrip gecreëerd.

Leid je de vergadering niet, gun dan jezelf tijd om te landen. Haal een paar keer diep adem voor je de vergaderruimte binnenloopt. Ga zitten, neem de ruimte in je op: de mensen, de geluiden, de koude of warme lucht. Voel jezelf stevig zitten op de stoel, neem een slok water en ha daar ben je weer.  

4) Beweging en small talk

Verwacht niet van jezelf (of van anderen) dat je eindeloos geconcentreerd 'aan' kan staan. Mensen zijn geen computers. Vergader daarom maximaal 45 minuten achtereen en neem dan gezamenlijk een korte mindbreak. Fysiek in beweging komen haalt je uit het hoofd. Dus haal wat drinken, een frisse neus of loop de trap op en neer. Een random kletspraatje werkt ook goed, maar over het vergader-onderwerp blijven praten of de berichten op je telefoon checken zijn absolute no goes. Dit geeft je brein alleen maar meer informatie om te verwerken.


Interessant? Dan vind je dit artikel misschien ook leuk om te lezen:
Zo houd je je stresslevel behapbaar.